Kisisel verilerin korunmasi ile alakali tüm Dünya'da son yillarda hizli bir ilerleme kaydedilmistir. Teknoloji alaninda hizli inovasyonlar ve bilinçli tüketici-sirket yapisinin insasi amaci, kisisel verilerin korunmasini zorunlu kilmistir. Online veya yerinde satis söz konusu oldugunda hem Türk Ticaret Kanunu ("TTK"), hem de Kisisel Verilerin Korunmasi Hakkinda Kanun ("KVKK"), sirketlere, fatura bilgilerinin saklanmasi ve imhasina iliskin yükümlülükleri getirmektedir. KVKK nezdinde faturalar, ilgili mevzuatta öngörülen veya islendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafazasi gerekirken1 sirketlerin TTK kapsaminda ticari faaliyetlerinden kaynakli tutmakla zorunlu kilindiklari defterlerini, 10 yil süre ile saklamakla yükümlü kilinmis2 ancak ayni zamanda Vergi Usul Kanunu'nda ("VUK") 5 yil olarak öngörülmüstür.3 Sirketlerin, faturalarinin ayni zamanda kisisel veri kabul edilmesi nedeniyle söz konusu saklamaya iliskin sirketlerin sorumlulugu artmakta oldugu da ayri bir gerçektir. Sirket, kisisel veri niteligindeki faturayi 5 yil mi yoksa 10 yil süre ile mi saklamali tartismasi bir yana ayrica hem 5 veya 10 yil süre içerisinde kisisel verinin KVKK kapsaminda ihlalini önlemeli, hem de sürenin sonunda kisisel veri niteligindeki faturayi imha etmelidir.
Kisisel veri niteligindeki faturalarin, KVKK kapsaminda, elektronik (sunucular, yazilimlar, bilgi güvenligi cihazlari, kisisel bilgisayarlar, mobil cihazlar, optik diskler, çikartilabilir bellekler, yazici vb.) veya elektronik olmayan (kagit, manuel veri kayit sistemleri, yazili-basili-görsel) ortamlarda kisisel verinin islendikleri amaçla baglantili, sinirli ve ölçülü olmasinin yaninda ilgili mevzuatta öngörülen veya islendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerekmektedir.4 Her ne kadar "gerekli süre" seklinde ifade edilmis olsa da KVKK kapsaminda yapilan faaliyete iliskin belirli süre öngörülmemistir. Bilakis gerekli süre esas olarak, faaliyetin niteligi geregi KVKK ilkeleriyle uyumlu olmali ve magduriyete/haksiz kazanca yol açmayacak süre seklinde olmalidir. Bu dogrultuda, hizmet saglayicilar, ilgili mevzuat çerçevesinde yapmakla yükümlü olduklari süreçleri yerine getirmek için, özellikle; faturalari düzenlemelerine, nihai hale getirilmis faturalarin ilgililere ibrazina, elektronik alanda faaliyet gösteriyorlar ise, e-arsiv faturalarinin düzenlenmesine yönelik kisisel verileri islemektedirler.
Günümüzde, tüm Dünya'yi saran pandemi süreciyle birlikte, elektronik alisverislere talep artmistir. Haliyle ticari hizmet saglayan kurum ve kuruluslar, tüketiciler ile yaptiklari islemler neticesinde elde ettikleri kisisel verileri muhafaza ederek daha sonra ticari elektronik ileti gönderiminde kullanabilmektedir. Hizmet saglayicilarin kisisel verilerin muhafazasi ve daha sonrasinda ticari elektronik ileti gönderimi için kullanma faaliyetleri KVKK kapsaminda veri isleme faaliyeti olarak degerlendirilmektedir. Ne var ki, ticari hizmet saglayan kurum ve kuruluslar, tüketiciler ile yaptiklari islemler neticesinde KVKK, TTK ve VUK kapsaminda yükümlülükleri bulunmaktadir. Zira gerçeklesen hizmet veya satim sonucunda, fatura düzenlemeli, tüketiciye ibraz etmelidir. Bu kapsamda, sirketler, elektronik alanda faaliyet göstermeleri ile birlikte, e-fatura sistemine geçis çalismalari baslatmis ve e-fatura arsivleri tesis etmislerdir. Kisisel verilerin muhafazasi ve imhasina iliskin, dijitallesme ile sirketlere kolaylik saglanmistir. Ancak diger yandan dijitallesmis verilerin korunmasina iliskin yükümlülükleri devam etmektedir.
Sirketlerce toplanan verilerin yurt içindeki üçüncü kisilerle paylasilmasi ise ancak mesru bir amaç dogrultusunda mümkün olmaktadir. Örnegin, ilgili alanlarinda uzmanlar ile faaliyet kapsaminda degerlendirme yapilmasi veya mevzuat kapsaminda yükümlülüklerin yerine getirilmesi bakimindan destek alinmasi için paylasildigi gibi ayni zamanda verilerin muhafazasina yönelik sunuculara da aktariminin saglanmasi. Ne var ki, faturalar, uyusmazlik durumlarinda mahkemelere ve/veya hukuki makamlara sunulmasi, kurum ve kuruluslara inceleme için ibraz edilmesi gibi hususlarda da üçüncü kisiler ile paylasilmaktadir. Bu ve benzeri hallerde, sirketlerin, verileri, KVKK kapsaminda islendikleri amaç için gerekli süre kadar mi muhafaza edecegi yoksa TTK nezdinde mi yoksa VUK kapsaminda mi belirlenen yasal süreye göre muhafaza edecekleri asli tartisma konusudur.
6102 sayili TTK'nun 1.maddesi, "...Bu Kanundaki hükümlerle, bir ticari isletmeyi ilgilendiren islem ve fiillere iliskin diger kanunlarda yazili özel hükümler, ticari hükümlerdir." seklinde ifade etmistir. Hal böyle iken, ticari faaliyette bulunan ve TTK kapsaminda "sirket" kabul edilen, hizmet saglayicilari; KVKK kapsaminda verileri islendikleri amaç için gerekli süre kadar degil, TTK'da belirtilen "10 yillik yasal süre"nin halihazirda KVKK'da belirtilen amaç için yeterli olmasi bu yüzden Sirketlerin, TTK'da belirtilen süre boyunca verileri saklamakla yükümlü oldugu savunulmaktadir. Bir baska anlatimla sirketler nezdinde esas teskil eden TTK'ya bakildiginda, sirketlere iliskin 10 yillik süre öngörüldügü, sirketlerin kisisel verilerinin islendikleri amacin ticari oldugu kabulü dogrultusunda da, TTK ticari islerden kaynakli yükümlü kildigi 10 yillik süre esas alinacagi kabul görmektedir.
Ancak TTK kapsaminda faturalarin muhafaza süresi 10 yil iken, VUK'ta 5 yil olarak öngörülmüstür. Dikkat edilmelidir ki, TTK ve VUK muhafaza sürelerinin baslangici farkli kriterlere baglanmistir. TTK kagit ve belgelerin kayit tarihinden itibaren 10 yillik zamanasimi süresi öngörmüsken, vergi mevzuatinda ilgili bulunduklari yili takiben takvim yilindan baslayarak 5 yildir.5 VUK ve TTK'nin genel hukuk hükümleri geregince özel kanun ve genel kanun tartismasinda degerlendirilmesi gerekmektedir. Hal böyle iken VUK, TTK'na göre daha özel kanun niteligine haizdir. Kaldi ki, VUK maddesinde öngörülen 5 yillik sürenin asli temeli, 5 yil dolmadan önce ilgili belgelerin imhasini önlememek, muhafazasini saglamaktir. Zira tüketici açisindan degerlendirildiginde, fatura saklamanin bir sorumluluk olarak tüketiciye yüklenilmesi beklenemez. Ancak tüketicinin magduriyetine yol açmamasi adina sirketler, faturalari daha uzun süreli saklamalari tüketicilere de fayda saglayacaktir. Çünkü tüketici, herhangi bir olumsuzluk ile karsilasmasi halinde, ne basvuruda bulundugu sirkette ne de kendisinde faturanin bulunmadigi ihtimalinde, tüketicinin magduriyeti kaçinilmaz olacaktir. Kaldi ki, 5 yilin ardindan tüketici, faturalarinin imhasini talep etmesi halinde sirketler muhafaza edebilecektir. Isbu sebeplerle degerlendirildiginde, hem tüketici lehine sonuç alinmis olmakta hem de sirketler muhafaza yükümlülügünü yerine getirmektedir.
Sonuç olarak, faturalarin KVKK kapsaminda kisisel veri oldugu kabul edilmektedir. VUK ve TTK arasinda genel-özel kanun tartismasi sonucunda, VUK'un daha özel kanun oldugu kabul edilmistir. VUK'ta belirtilen yasal sürenin 5 yildan önce imha edilmemesi seklinde kabul edilmesi ve kisisel verinin tüketicinin magduriyetine de yol açmamasi gerektigi ortaya koyulmustur. Hal böyle iken, TTK'da belirtilen 10 yillik sürenin uygulanmasi faydali olacagi kanaatine varilmistir. Kaldi ki, tüketici, VUK geregince zorunlu 5 yillik fatura muhafaza süresinin dolmasi ile verinin imhasina iliskin ilgili sirkete basvurmasi halinde, sirket faturayi imha edebilecektir. Bir baska anlatimla, Türk Hukuku nezdinde, kisisel veri olarak kabul edilen faturalar, en az 5 yil muhafaza edilmeli ancak 10 yilin dolmasiyla da imha edilmelidir. Bu sayede sirketler, VUK, TTK ve KVKK kapsaminda yükümlülüklerini yerine getirmis olacaktir. Eger tüketici, kisisel veri niteligindeki faturasinin imhasini sirketten talep etmek istiyorsa ancak fatura tanzim tarihinden itibaren 5 yilin dolmasi ile talep edebilmektedir. Ancak sirketler de tüketicinin talebini yerine getirmelidir.
Footnotes
1. 6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanunu'nun 4. Maddesi
2. 6102 sayili Türk Ticaret Kanunu'nun 82. Maddesi
3. 213 sayili Vergi Usul Kanunu'nun 114. Maddesi
4. KVKK Veri Yönetimi Dairesi Baskanligi, Kisisel Verileri Koruma Kurumu, Kisisel Veri Saklama ve Imha Politikasi
5. Mükelleflerin Yasal Defter ve Belgelerini Saklama Süresi ve Istisnalari, Memis KÜRK, Mali ÇÖZÜM Sayi 98-2010
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
We operate a free-to-view policy, asking only that you register in order to read all of our content. Please login or register to view the rest of this article.