CONVINUS Global Mobility Alert - Week 16.2024

Greece: Relaxed EU Blue Card rules implemented; EU ICT pre-screening introduced

Griechenland: Gelockerte EU-Blue-Card-Regeln wurden umgesetzt; EU ICT Pre Screening eingeführt

As of March 8, 2024, Greece has relaxed the application procedure for the EU Blue Card and at the same time introduced restrictions for the "pre-screening" for the EU ICT permit.

• As a result, foreign nationals residing in Greece without a visa or with a short-stay visa ("C visa") can now apply for an EU Blue Card, while all applicants for an EU Blue Card only need to prove that the duration of their employment contract is at least six months
• However, applications for an EU ICT permit will now be subject to a preliminary check before being forwarded to the relevant Greek consular post for processing - a procedure that is likely to extend the processing time by up to 40 days
• These changes could increase the acceptance of the EU Blue Card in Greece, while conversely the attractiveness of the EU ICT permit is likely to decrease.

Zum 8. März 2024 hat Griechenland das Antragsverfahren für die Blaue Karte EU gelockert und gleichzeitig Beschränkungen für das "Pre-Screening" für die ICTGenehmigung EU eingeführt.

• Infolgedessen können ausländische Staatsangehörige, die sich in Griechenland ohne Visum oder mit einem Visum für einen kurzfristigen Aufenthalt ("C-Visum") aufhalten, nun eine Blaue Karte EU beantragen, während alle Antragsteller für eine Blaue Karte EU nur noch nachweisen müssen, dass die Dauer ihres Arbeitsvertrags mindestens sechs Monate beträgt
• Allerdings werden die Anträge auf Erteilung einer ICT-Genehmigung der EU nun einer Vorprüfung unterzogen, bevor sie zur Bearbeitung an die zuständige griechische konsularische Vertretung weitergeleitet werden - ein Verfahren, das die Bearbeitungszeit um voraussichtlich bis zu 40 Tage verlängern kann
• Diese Änderungen könnten die Akzeptanz der Blauen Karte EU in Griechenland erhöhen, während umgekehrt die Attraktivität der IKT-Genehmigung EU vermutlich abnehmen wird.

Indonesia: Remote worker visa implemented

Indonesien: Remote Worker Visum eingeführt

Effective April 1, 2024, the Indonesian government has introduced the Remote Worker Visa (E33G) program.

• With this visa, eligible foreign nationals can stay in Indonesia and work for their employer abroad for a period of up to one year (with the possibility of extension for another year)
• The requirements for obtaining the visa include being employed by a foreign company outside Indonesia, earning a minimum annual income of at least USD 60,000 and providing proof of sufficient financial resources.

Am Mit Wirkung zum 1. April 2024 hat die indonesische Regierung das «Remote Worker Visa» (E33G) Programm eingeführt.

• Mit diesem Visum können sich berechtigte ausländische Staatsangehörige in Indonesien aufhalten und für einen Zeitraum von bis zu einem Jahr (mit der Möglichkeit der Verlängerung um ein weiteres Jahr) für ihren Arbeitgeber im Ausland arbeiten
• Zu den Voraussetzungen für die Erteilung des Visums gehört unter anderem, dass man bei einem ausländischen Unternehmen ausserhalb Indonesiens beschäftigt ist, ein jährliches Mindesteinkommen von mindestens 60'000 USD erzielt und einen Nachweis über ausreichende finanzielle Mittel vorlegt.

United Kingdom: The Ministry of the Interior has announced further details on the implementation of eVisa and the increase in the minimum wage for skilled worker visas has now come into force.

Vereinigtes Königreich: Das Innenministerium hat weitere Einzelheiten zur Umsetzung von eVisa bekannt gegeben, und die Erhöhung des Mindestlohns für Facharbeitervisa ist nun in Kraft getreten.

Key points:

Immigration officials have provided additional information on the transition to the UK Immigration Service's eVisa digital immigration system.

• The new eVisa will replace biometric residence permits, biometric residence cards, passport endorsements (e.g. indefinite entry permits) and vignette stickers in passports (e.g. entry permits or visa vignettes) by the end of 2024
• Individuals will need to set up a UKVI account to access their eVisa and share their immigration status and right to work with third parties (including employers and landlords) by using the «View and Proof » Service
• The government has recently updated its guidance for those who have permission to access their eVisa either through a physical document that is not a biometric residence permit or through a biometric residence card. Those who can prove their rights through another physical document, such as a stamp in their passport or a vignette sticker, should submit an application without a deadline
• Those who have a biometric residence card and have been granted status under the EU Settlement Program already have an eVisa and do not need to apply.

Wichtige Punkte:

Beamte der Einwanderungsbehörde haben zusätzliche Informationen über den Übergang zum digitalen Einwanderungssystem eVisa der britischen Einwanderungsbehörde veröffentlicht.

• Das neue eVisa wird bis Ende 2024 biometrische Aufenthaltstitel, biometrische Aufenthaltskarten, Passvermerke (z. B. unbefristete Einreisegenehmigungen) und Vignettenaufkleber in Pässen (z. B. Einreisegenehmigungen oder Visumvignetten) ersetzen
• Einzelpersonen müssen ein UKVI-Konto einrichten, um auf ihr eVisa zuzugreifen und ihren Einwanderungsstatus und ihr Recht auf Arbeit mit Dritten (einschliesslich Arbeitgebern und Vermietern) teilen zu können, indem sie den "View and Proof"- Service nutzen
• Die Regierung hat vor kurzem ihre Leitlinien für diejenigen aktualisiert, die entweder durch ein physisches Dokument, das keine biometrische Aufenthaltsgenehmigung ist, oder durch eine biometrische Aufenthaltskarte eine Genehmigung für den Zugang zu ihrem eVisum haben.
• Diejenigen, die ihre Rechte durch ein anderes physisches Dokument nachweisen können, z. B. durch einen Stempel in ihrem Reisepass oder einen Vignettenaufkleber, sollten einen Antrag ohne Frist stellen
• Diejenigen, die eine biometrische Aufenthaltskarte besitzen und denen der Status im Rahmen des EU-Niederlassungsprogramms gewährt wurde, haben bereits ein eVisum und müssen keinen Antrag stellen.

BUSINESS TRAVELLER IN SWITZERLAND AND THE EU

NORMAREYNOV, CONVINUS

Chapter 3 – Income Taxes

In the second part of our series "Business trips in Switzerland and the EU", we showed you why it is better to simply apply for the A1 certificate than to spend too much time worrying about the supposedly unnecessary administration. In this section, you will learn about the key aspects of income taxes for international business trips.

Many business travelers are familiar with the rules in a simplified form. We will point out when you can travel with peace of mind and which international business trips could cause tax problems. In such cases, a thorough case-by-case examination is often necessary, as there are numerous tax peculiarities depending on the employee's personal and professional background as well as the destination country.

183-day rule

The most important rule for international business trips is the so-called 183-day rule, which is often quoted in everyday business travel only in the shortened version and sometimes with different day specifications (180 days, 182 days, etc.). The exact wording of the 183-day rule is determined by the applicable double taxation agreement.

The legal text is much easier to understand if the main elements of the 183-day rule are already known. In simple terms, this means that the employee is only liable to pay tax in the country of residence and is not liable to pay tax in the country where he is on business trips if all of the following three conditions are met:

• Less than 183 days per calendar year / tax year / 12-month period in the foreign country of assignment, and
• No salary payment in the country of assignment, and
• No on charging of costs to a permanent establishment or fixed base of the employer in the country of assignment

Or even simpler: If the employee does not spend more than 183 days (including periods before and after the trip, vacation, etc.) in the foreign country in question, no salary is paid abroad (not even partial payments) and no costs are passed on to a permanent establishment of the employer abroad, the employee is NOT liable for tax abroad. This is likely to be the case for many business trips.

De facto employer

However, tax liability for international business trips is not quite so simple after all. While in the past it was possible to avoid tax liability abroad by carefully applying the 183-day rule, this is no longer so easy nowadays. Several countries have already introduced the theoretical construct of the de facto employer.

This means that the business traveler is liable to pay tax abroad despite the correct application of all three points of the 183-day rule if there is a so-called de facto or economic employer.

The exact definition of a de facto or economic employer varies by country. However, a de facto employer is generally assumed to be the case if the employee is significantly integrated into the foreign organization or has significant decision-making powers for the foreign company.

CONCLUSION

Compliance with international business travel remains a major challenge for companies. With advancing globalization and the digital networking of public authorities, the demands on companies to ensure that their employees' business trips are legally compliant are increasing.This brief excursion into the world of income taxes for international business trips already shows that the tax issues are complex due to the "hidden" sub-items of the 183-day rule (i.e. no cost recharging and no salary payment abroad) and must be regularly examined in more detail.

The construct of the de facto employer, which is being applied by more and more countries, also contains several pitfalls that must be taken into account when determining the tax liability for business trips abroad.

A good knowledge of the general rules of tax liability for work-related trips abroad is, therefore, necessary both for the employees themselves and for HR managers. This tends to create an awareness for special cases in which the tax liability for business trips needs to be clarified in greater detail.

• Chapter 1: General Aspects: Business Travel in Switzerland and the EU
• Chapter 2: Social Security Aspects of International Business Travel
• Chapter 3: Taxation Concerns for Business Travel to or from Abroad
• Chapter 4: Work Permits and Reporting Procedures for International Business Trips
• Chapter 5 (Monthly Special): Detailed Case Study on Business Travel from the USA to Switzerland – Social Security, Taxes, Permits

GESCHÄFTSREISEN IN DER SCHWEIZ UND IN DER EU

NORMAREYNOV, CONVINUS

Teil 3 – Steuern bei Geschäftsreisen in das Ausland bzw. in die Schweiz

Im 2. Teil unsere Serie «Geschäftsreisen in der Schweiz und in der EU» haben wir Ihnen aufgezeigt, warum man das A1-Zertifikat doch lieber einfach beantragt, als sich allzu lange über die vermeintlich unnütze Administration zu ärgern. In diesem Teil lernen Sie die wesentlichen Aspekte der Steuern bei internationalen Geschäftsreisen kennen.

Die Regeln hierzu sind vielen Geschäftsreisenden in vereinfachter Form bekannt. Wir zeigen Ihnen auf, wann Sie entspannt reisen können und bei welchen internationalen Geschäftsreisen steuerliches Ungemach drohen könnte. In solchen Fällen ist oft eine gründliche Einzelfallprüfung erforderlich, da es zahlreiche steuerliche Besonderheiten je nach persönlichem und beruflichem Hintergrund des Mitarbeiters sowie je nach Zielland gibt.

183-Tage-Regelung

Die wichtigste Regel bei internationalen Geschäftsreisen ist die sogenannte 183-Tage-Regelung, die im Geschäftsreisealltag oftmals nur in der verkürzten Fassung und gerne auch mit abweichenden Tagesangaben zitiert wird (180 Tage, 182 Tage, etc.). Der genaue Wortlaut der 183-Tages-Regelung ergibt sich dabei aus dem jeweiligen anzuwendenden Doppelbesteuerungsabkommen.

Der Gesetzestext ist dabei deutlich einfacher zu verstehen, wenn die Grundzüge der 183-TageRegelung schon bekannt sind. Denn diese besagt vereinfacht, dass der Mitarbeiter nur im Wohnsitzstaat steuerpflichtig ist und nicht im ausländischen Einsatzstaat steuerpflichtig wird, wenn alle der drei folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Weniger als 183-Tage pro Kalenderjahr/ Steuerjahr / 12-Monats-Periode im ausländischen Einsatzland und
• Keine Gehaltsauszahlung im Einsatzland und
• Keine Kostenweiterverrechnung an eine Betriebsstätte oder feste Einrichtung des Arbeitgebers im Einsatzland

Oder noch einfacher: Wenn sich der Mitarbeiter im betreffenden Ausland nicht mehr als 183 Tage (inkl. Zeiten vor und nach der Reise, Urlaub, etc.) im betreffenden Ausland aufhält, keine Gehaltsauszahlung im Ausland erfolgt (auch keine teilweise Gehaltsauszahlung) und keine Kostenweiterverrechnung an eine Betriebsstätte des Arbeitgebers im Ausland erfolgt, wird der Mitarbeiter NICHT im Ausland steuerpflichtig. Dies dürfte für sehr viele Geschäftsreisen der Fall sein.

Faktischer Arbeitgeber

Ganz so einfach ist es mit der Steuerpflicht bei internationalen Geschäftsreisen dann aber nun doch nicht. Während es in der Vergangenheit mit der geschickten Anwendung der 183-Tage-Regelung durchaus gelang, die Steuerpflicht im Ausland zu vermeiden, ist dies heute nicht mehr ganz so einfach. Etliche Länder haben bereits das theoretische Konstrukt des faktischen Arbeitgebers eingeführt.

Diese bedeutet, dass der Geschäftsreisende trotz richtiger Anwendung aller 3 Punkte der 183-TageRegelung im Ausland steuerpflichtig wird, wenn ein sogenannter faktischer oder wirtschaftlicher Arbeitgeber vorliegt.

Die genaue Definition des faktischen bzw. wirtschaftlichen Arbeitgebers ist dabei je nach Land unterschiedlich. Grundsätzlich geht man allerdings von einem faktischen Arbeitgeber aus, wenn der Mitarbeiter wesentlich in die ausländische Organisation integriert ist bzw. wesentliche Entscheidungsbefugnisse für das ausländische Einsatzunternehmen hat.

FAZIT

Dieser kurze Ausflug in die Welt der Steuern bei internationalen Geschäftsreisen zeigt bereits auf, dass die steuerlichen Thematiken aufgrund der «versteckten» Unterpunkte der 183-Tage-Regelung (d.h. keine Kostenweiterverrechnung und keine Gehaltsauszahlung im Ausland) komplex sind und regelmässig vertiefter beleuchtet werden müssen.

Auch birgt das Konstrukt des faktischen Arbeitgebers, dass von immer mehr Ländern angewandt wird, einige Stolpersteine, die es bei der Bestimmung der Steuerpflicht bei Geschäftsreisen ins Ausland beachtet werden müssen.

Ein gutes Wissen über die allgemeinen Regeln der Steuerpflicht bei berufsbedingten Auslandsreisen ist daher sowohl für die Mitarbeiter selbst als auch für die HR-Verantwortlichen notwendig. Denn dann wird tendenziell auch das Bewusstsein für Sonderfälle geschaffen, bei denen die Steuerpflicht bei Dienstreisen vertieft abgeklärt werden muss.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.