Ticari firmalar açısından hayati önem taşıyan Kurumsal Kaynak Planlama (Enterprise Resource Planning/ERP) yazılımlarıyla ilgili proje sözleşme süreci; hem Şirket hem de Yazılım firması açısından dikkat edilmesi gereken kapsamlı müşterek bir çalışmayı gerektirmektedir.
ERP Proje Sözleşme müzakereleri esnasında bir Şirket yazılım uyarlama süreçlerinin zorluklarını; Yazılım firması ise Şirket'e özgü süreçleri iyi analiz edebilmelidir. Bu iki boyutlu süreç mutlaka Tarafların müşterek çalışmalarını gerektirir. Bir diğer deyişle ERP Sözleşmeleri; “bir taraf, diğer taraf aleyhine ne kadar hüküm eklerse o kadar iyi olur” yaklaşımı ile hareket edilebilecek sözleşmeler değildir. Çünkü bir ERP projesinin başarısızlığı sadece bir cezai şart, zarar ziyan meselesi değildir. Bir ERP Projesi sözleşme imza süreci neredeyse, proje büyüklüğüne bağlı olarak 3-4 aydan bir yıla kadar yayılan bir zamanı; uyarlama aşaması ise 3-4 aydan 1-2 yıla kadar uzayabilecek bir zamanı gerektirmektedir. Büyük ERP projelerinde bu süreler daha da uzayabilmektedir. Bu nedenle bir projenin başarısızlığı, hem Şirket hem de Yazılım firması açısından çok büyük kaynak israfı, büyük moral bozukluğu, teknoloji yakalamada çok büyük zaman kaybı anlamına gelir. Özetle, bir ERP projesindeki başarısızlık firmanın rekabet gücünün zayıflaması anlamına gelir. Ortaya çıkacak kaybın parayla telafisi mümkün değildir. Bu nedenle Tarafların tüm hedefi, Projenin başarısı üzerine kurulmalıdır. Sözleşmede tercih edilecek cümleler bile negatif değil pozitif anlamlar içermeli Yazılımevi ve Şirket proje ekiplerini aynı hedefe kilitlemelidir.
ERP Proje Sözleşmeleri, Sözleşme ve ekleri olarak iki ana parçaya ayrılır. Sözleşmenin kendisi tarafların temel hak ve yükümlülüklerini düzenlerken, ekleri ise gerektiğinde bakılacak daha teknik hükümleri içerecektir.
Tarafların aşağıda belirttiğimiz konularda mutabık kalması ve Proje sözleşmelerinin bu düzenlemeleri içermesi; ileride yaşanabilecek ihtilafları ve projeye ilişkin hayal kırıklıklarını en aza indirecektir:
- Verilen lisansın kapsamının net olarak belirtilmesi
- Müşterinin şirket yapısı ve operasyonel yapısı düşünülerek; kullanım kapsamının düzenlenmesi
- Danışmanlık kısmındaki aşamaların ve kapsamlarının tanımlanması
- Kabul ve ödeme prosedürleri üzerinde anlaşılması
- Proje ekibi sorumluluklarının tanımlanması
- Garanti koşulları
- Yazılım ve geliştirmeler üzerindeki fikri mülkiyet hakları
- Teslim modellerinin tartışılması
ERP Projelerinin ayrılmaz parçaları; gelecek lisans ihtiyaçları, Yazılımın güncellenmesi ve firma ihtiyaçlarına cevap verebilecek değişikliklerin yapılabilmesi ve anlık yazılım sorunlarının çözülmesidir. Bu ihtiyaçların her biri sözleşme ekleri olarak düzenlenmelidir.
Proje sözleşmesinin ekinde veya ayrı bir sözleşme olarak düzenlenebilecek eğitim, destek gibi diğer hizmet ve konuların da; hem SLA gibi teknik beklentileri karşılaması hem de hukuken yeterli düzenlemeleri ve hakları içermesi, destek seviyelerinin belli düzeylerin altında kalması halinde uygulanacak cezai yaptırımlar yapılacak yatırımın karşılığını alabilmek açısından çok büyük önem teşkil edecektir.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.