2020年2月，我们发表了关于家族办公室对高净值中国家族的价值的系列文章中的第三篇。在这第四篇文章中，我们将概述高净值家族在建立家族办公室时应考虑的各种治理机制。
合适的治理和管理结构对于家族办公室的成功至关重要。一个良好有效的治理结构可确保家族财富的管理以家族办公室的目的和愿景为根据，无论是投资，继任计划还是慈善事业。治理结构还可以提供合适的决策机制，确保以公平、透明的方式做出与家族有关的决定，以最大程度地减少家族冲突。最后，鉴于为家族办公室提供服务的机构是直接向家族控制的董事会报告，一个集中式的治理结构可以为高净值家庭提供机密性。在本文中，我们将讨论家族办公室的三个治理机制以及相关的法律因素。
家族宪法
作为成立家族办公室的第一步，家族成员应考虑其家族办公室背后的根本目的。一个明确的目的和愿景将为设立家族办公室的治理机制提供有价值的参考。一部家族宪法是家族成员组织和记录其目标和愿景的方式之一。家族宪法具有两个主要功能：（i）规范家族办公室不同利益相关者之间的关系；（ii）概述家族办公室运作的核心原则。家族宪法通常对家族成员没有法律约束力，但可以影响其他法律文件的起草，包括公司章程、信托契约和雇佣协议等。在家族长者认为家族办公室的运作将持续几代的多代大家族中，家族宪法的作用变得尤为重要。由于这些原因，起草与设立家族宪法宜早不宜迟。同样，家族宪法中可以包含其他管理机制，指导家族办公室处理未来的事件，这些事件既有可预期的（老年家族成员的死亡），也有预料不到的（家族纠纷、突发疾病、离婚）。
法律方面的考虑
家族宪法应首先概述家族办公室的核心原则，包括其目的、价值观念和理念。这些原则将指导家族办公室的运作，并围绕关键的组织理念联合家族成员。在设定这些核心原则时，家族成员可能会考虑对其财富的若干期望，例如慈善事业、为后代提供资金或进行投资。确立了核心原则之后，家族成员接下来应考虑执行这些理念所需的治理机构，例如董事会或信托受托人以及家族理事会，下文将对这两种机构进行讨论。家族宪法还应解决有所有权相关的问题，包括家族办公室公司的股份所有权和家族信托的实益所有权。同样，家族宪法可能涉及家族办公室的雇佣政策，包括某些关键职位（例如首席执行官或首席财务官）所需的资格以及企业中受雇家族成员的薪酬政策。最后，家族宪法应解决如何在家族成员之间分配家族资产，例如通过股东协议、报酬协议和继承计划。
董事会或受托人
在起草家族宪法之后，家族成员接下来应考虑其家族办公室的治理机构。如果家族成员选择将其家族办公室注册为公司，则他们关于治理机构的决定将从董事会开始。第一任董事会成员由家族办公室公司的章程确定，其后则由公司股东选举董事。在不列颠哥伦比亚省，董事受《商业公司法》（“ BCA”）的约束，其对董事规定了信托责任，并要求他们诚实守信地行事，以实现公司的最佳利益。如果家族成员决定通过信托来运营其家族办公室，那么选择受托人就变得至关重要。家族信托可能会考虑成立一个由受托人组成的委员会，来共同努力就家族资产做出诸如投资和分配的决定。受托人还将负责行政事务，例如信托的税收义务。在确定董事会或受托人的组成时，家族办公室应考虑选择建立由有能力的家族成员、可信赖的顾问和独立的第三方共同组成的团队，为家族办公室的业务提供客观的建议。
法律方面的考虑
家族办公室公司章程将确定公司的行为准则。在不列颠哥伦比亚省，BCA规定了公司章程的最低要求，包括对公司可以开展的业务类型的任何限制，以及公司每个类别或系列股份附带的特殊权利和限制。公司章程的其他主要考虑因素包括董事和股东会议上的投票程序以及选举和罢免董事的机制。家族办公室应仔细考虑某些重大决定（包括涉及家族资产的决定）所需的投票门槛，因为这些决定将对家族办公室的长期存在产生深远影响。
如果家族成员决定通过信托经营家族办公室，则信托契约将成为最重要的文件。信托契约应任命最初的受托人，为涉及家族资产的重大决定建立投票程序，并概述更换或罢免受托人的机制。在不列颠哥伦比亚省，受托人的职责和权力受《受托人法》管辖，该法对受托人在投资信托资产方面规定了谨慎标准。
家族成员还可以考虑采用混合结构来管理其家族财富。在这种结构中，家族信托控制并位于为持有不同资产而成立的多家公司之上。在这种结构下，家族信托将是每个公司的股东，受托人有权任命和选举董事（董事可以是受托人委员会以外的个人）来管理各自的公司。因为公司通常是为了明确管理或处理单个财产或投资而建立的，这种混合结构在家族成员出于种种目的希望将资产进行分割的情况下非常有用。
家族理事会
除了董事会或受托人以外，家族办公室还可以考虑设立家族理事会，作为公司的第二层管理结构。家族理事会独立于董事会或信托之外，主要关注家族事务。家族委员会通常不具备董事会或受托人的商业事务决策能力，主要是为家族本身提供咨询和信息的机构。家族理事会的主要职责包括：（i）对未参与业务的家族成员进行有关财务业绩、遗产规划和投资策略的教育； （ii）提供解决家族成员之间冲突的平台； （iii）培养下一代家族成员担任家族办公室的领导职务，以及（iv）促进董事会或受托人、管理层和家族成员之间的沟通。因此，家族委员会应包括年轻的家族成员，不参与家族办公室业务事务的家族成员以及值得信赖的家族顾问。
法律方面的考虑
家族理事会应考虑制定一份管理文件，例如理事会章程，以引导理事会在更大的家族办公室结构中的作用，并令其正规化。与董事会或受托人不同，家族理事会不受法律法规的约束。因此，它在家族办公室中的角色可以灵活调整，以适合家族成员的需求。在理事会管理文件中要解决的关键问题包括：（i）家族理事会会议的相关要求； （ii）家族理事会在确定家族办公室业务方面的作用（如果有的话）； （iii）处理内部家族纠纷的机制，尤其是与涉及家族财富相关的决定有关的机制，以及（iv）与家族办公室内其他机构（例如董事会或高级管理层）的沟通政策。通过正式确定家族理事会的角色，家族办公室可以确保所有相关的家族成员在家族办公室的使命和价值观方面都保持一致，并且下一代家族成员可以通过此途径了解家族业务，并为其持续的成功做出贡献。
Originally published Lawson Lundell, May 2020
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