La question du droit d'un employé d'examiner les renseignements contenus dans son dossier personnel est d'une importance pratique pour les employeurs. Souvent, c'est l'employé qui demande d'obtenir une copie de son dossier personnel. Parfois, la demande est présentée par son représentant dans le cadre d'un conflit de travail ou d'une action civile intentée contre l'employeur. Dans la plupart des cas, l'employeur ne sait pas s'il faut collaborer ou repousser la demande. C'est le cas lorsque le téléphone sonne et que l'appelant dit : « La personne X demande à consulter son dossier personnel, dois-je le lui fournir? » La réponse classique de l'avocat est : tout dépend des circonstances.
Différences entre les provinces
Le droit à la protection des renseignements personnels des employés n'est pas uniforme dans tous les territoires. En particulier, pour les employeurs sous réglementation fédérale (comme les banques et les transporteurs aériens), la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la sécurité des renseignements personnels sont régies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). L'Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec sont assujettis à une dispense d'application de la LPRPDE puisque les employeurs qui y exercent des activités sont régis par la législation sur la protection des renseignements personnels de ces provinces.
Les employés qui travaillent dans des entreprises sous réglementation fédérale et les employés de l'Alberta, de la Colombie-Britannique et du Québec ont un droit d'accès à leurs dossiers personnels. En fait, non seulement les employés de ces territoires peuvent consulter leurs dossiers personnels (sous réserve de certaines limites, y compris la communication de renseignements à propos d'un tiers ou d'une enquête en cours), ils ont également le droit de remettre en question l'exactitude et l'exhaustivité des renseignements contenus dans leurs dossiers personnels et de les faire rectifier, si les renseignements sont inexacts.
En Ontario, où il n'existe pas de législation sur la protection des renseignements personnels applicable à la relation employeur/employé, l'obligation de l'employeur auquel l'employé demande à consulter son dossier personnel peut être régie par la politique d'entreprise ou l'entente contractuelle. Si le contrat de travail ou la politique d'entreprise n'oblige pas l'employeur à fournir à l'employé une copie de son dossier personnel, la demande de l'employé de l'Ontario pourrait probablement être rejetée au motif que le dossier de l'employeur sur l'employé est considéré comme la propriété de l'employeur, même s'il contient des renseignements sur l'employé. Toutefois, est-ce la bonne réponse?
Astuces pratiques
En pratique, si le document est parvenu dans un premier temps à l'employé, nous recommandons généralement de lui fournir l'accès au document à sa demande (et de lui permettre d'en faire une copie). En outre, nous vous invitons à vérifier si vous avez des employés dans les territoires qui permettent l'accès, auquel cas vous devriez systématiquement adopter cette règle.
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