Neuregelung bei Essensgutscheinen

Zum 1. Januar 2024 tritt die Neuregelung bei den Essensgutscheinen (chèques-repas) in Kraft. Das bisherige Modell wird damit grundlegend geändert.

Die Neuregelung bei den Essensgutscheinen in Luxemburg wird für Unternehmen erhebliche Auswirkungen haben. Mit der Reform sollen das System der Essensgutscheine modernisiert und die Effizienz für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber verbessert werden.

Essensgutscheine dienen vor allem dazu, dass Arbeitnehmer sich während der Mittagspause verpflegen können. Um in den Genuss der Steuerbefreiung zu kommen, müssen vor allem zwei Bedingungen erfüllt sein: Das Unternehmen darf keine Kantine haben und der Arbeitnehmer darf keine andere pauschale Erstattung seiner Verpflegungskosten in Form eines Tagegeldes erhalten. Essensgutscheine sind weit verbreitet und sehr beliebt, da sie unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sind. Angesichts der Inflation, der Digitalisierung der Gesellschaft und der Marktgepflogenheiten hat sich allerdings herausgestellt, dass die Ziele des Systems nicht mehr erreicht werden und es Zeit für eine Modernisierung bei der Nutzung und eine Optimierung der Effizienz ist.

Im Einklang mit dem Koalitionsvertrag der vorherigen Regierung wurde deshalb die Steuerregelung für die Essensgutscheine im September 2023 durch zwei großherzogliche Verordnungen vom 25. September 2023 drastisch verändert ¹.

Die Neuregelung tritt zum 1. Januar 2024 in Kraft.

1. Kernpunkte der Neuregelung

Zur Erinnerung hier noch einmal die wichtigsten Punkte der Neuregelung:

	Erhöhung des Nennwertes: Der Nennwert der Essensgutscheine wird von 10,80 EUR auf 15 EUR angehoben. Für Arbeitnehmer entsteht so ein zusätzlicher finanzieller Vorteil. Für Arbeitgeber besteht allerdings keine Pflicht, diesen Nennwert tatsächlich zu erhöhen oder grundsätzlich Essensgutscheine an ihre Arbeitnehmer auszugeben.
	Erhöhung des Steuerfreibetrags: Der maximale Steuerfreibetrag der Essensgutscheine wird von 8 EUR auf 12,20 EUR erhöht. Im Hinblick auf eine maximale Wirkung bleibt der Arbeitnehmerbeitrag allerdings bei 2,80 EUR.
	Digitalisierung der Essensgutscheine: Die Essensgutscheine werden fortan in digitaler Form ausgestellt und verwendet, um so den Verwaltungsaufwand für Unternehmen und Arbeitnehmer zu vereinfachen. Die Gutscheine sind weiterhin 12 Monate gültig.

	Nutzungsmodalitäten:
		Definition von Mahlzeit": Als Reaktion auf die veränderten Ernährungsgewohnheiten wurde die Definition des Begriffs Mahlzeit" erweitert, um so auch Käufe von Nahrungsmitteln bei Gastronomen oder Händlern zu ermöglichen, die mit einem der Unternehmen, die Essensgutscheine ausstellen, verbunden sind.
		Definition von Arbeitstag": Künftig ist es rechtlich zulässig, die Essensgutscheine am Ende des Tages, am Wochenende oder während des Urlaubs zu nutzen. Bisher konnten sie in der Theorie lediglich während der Mittagspause genutzt werden.

Begrenzung der pro Tag verwendbaren Essensgutscheine: Die Zahl der pro Tag verwendbaren Essensgutscheine wurde auf fünf angehoben (z.B. 75 EUR pro Tag, wenn der Arbeitnehmer Essensgutscheine im Wert von 15 EUR erhält).

2. Auswirkungen für Unternehmen

Für Unternehmen bedeutet die Neuregelung bei den Essensgutscheinen einen Fortschritt, vor allem aufgrund der Vereinfachung des Verwaltungsaufwands im Zuge der Digitalisierung der Gutscheine. Dank der Anhebung des Steuerfreibetrags werden die Gutscheine außerdem attraktiver. Wir weisen nochmals darauf hin, dass Arbeitgeber nach Inkrafttreten der neuen Bestimmungen zu den Essensgutscheinen nicht dazu verpflichtet sind, Essensgutscheine an ihre Arbeitnehmer auszugeben oder den Nennwert der Gutscheine anzuheben.

Die Digitalisierung wird phasenweise vollzogen. Spätestens am 31. Dezember 2024 wird der Umstieg abgeschlossen sein. Hierzu ist anzumerken, dass die Höchstzahl der pro Tag verwendbaren Essensgutscheine sich auf alle Gutscheine in Papier- oder in digitaler Form bezieht.

3. Handlungsempfehlungen

• Information der Arbeitnehmer: Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer über die Änderungen, damit der Umstieg reibungslos verläuft und mögliche Fragen beantwortet werden können.
• Aktualisierung interner Richtlinien: Aktualisieren Sie erforderlichenfalls Ihre intern geltenden Richtlinien im Zusammenhang mit sozialen Vergünstigungen im Einklang mit den Änderungen.
• Ermittlung von Problemen im Zusammenhang mit der Besteuerung der Arbeitnehmer: Denken Sie auch daran, Ihr Steuerkonzept in Bezug auf diesen Vorteil für Ihre Arbeitnehmer auf seine Rechtmäßigkeit hin zu prüfen.

Footnote

1. Großherzogliche Verordnung vom 25. September 2023 zur Änderung der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 28. Dezember 1990 zur Durchführung von Artikel 104 Absatz 3 des Gesetzes vom 4. Dezember 1967 über die Einkommensteuer (Festlegung des Mittelwerts von Naturalleistungen für die Lohnsteuer) (Amtsblatt A Nr. 622 vom 27. September 2023) und großherzogliche Verordnung vom 25. September 2023 zur Änderung der geänderten großherzoglichen Verordnung vom 29. Dezember 1986 zur Durchführung von Artikel 115 Nummer 21 des Gesetzes über die Einkommensteuer. (Amtsblatt A Nr. 621 vom 27. September 2023).

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